De acuerdo con lo que expresa William Bridges, uno de los autores especializados en cambio, tal como ha sido planteado para el caso de las organizaciones, a nivel personal el cambio también implica pasar indefectiblemente por tres estados muy importantes.
· El primero tiene que ver con la finalización del viejo estado de cosas, el "dejar ir algo".
· El segundo es la zona neutral, etapa a la que nos referimos al mencionar el concepto de transición. Es el proceso psicológico por el que las personas deben pasar para encontrarse en sintonía con la nueva situación. Es importante entender que el cambio no sucede sin este proceso.
· El tercero es el nuevo inicio, los primeros pasos dentro de la nueva realidad.
Revisemos entonces que tipo de situaciones se plantean a nivel personal en cada una de estas etapas y cuales son algunas de las estrategias que pueden aplicarse.
La Finalización
Durante la etapa de finalización, los actores del cambio suelen presentar algunos de los siguientes efectos.
· Algunos de ellos perciben que pierden y otros que ganan con el cambio. Es por eso que en esta etapa resulta prioritario:
· Presentar el caso (el porqué) del cambio con el mayor cuidado y grado de detalle posible. Crear y comunicar una visión, Eventualmente es imprescindible remover los obstáculos que dificultan la concreción de la visión.
· Generar sentido de urgencia
· Crear un equipo de dirección fuerte, desde el primer momento. Formar un grupo que sustente el cambio. Incrementar permanentemente el número de personas que se suman para responder por el cambio;
· Comprender la medida de las pérdidas que sienten las personas, de una manera tal que nos permita encontrar formas de compensación. Debe tratarse de mantener un trato lo más personalizado posible;
· Asegurarse de que, en definitiva, todos conozcan los beneficios personales que les deparará el cambio.
· Las personas demuestran cierto grado de angustia y "bloqueos" en la compresión integral del cambio. Se percibe más el riesgo que la oportunidad. En este sentido, las personas suelen encontrarse en situaciones en las que ni siquiera quieren comprender el cambio. Operan evidentes mecanismos de negación, que hacen necesario:
· Dar a la gente información precisa sobre el cambio y su secuencia. En la mayoría de los casos, es necesario redundar en la información;
· Definir claramente lo que ha finalizado y asegurar que la situación anterior termina definitivamente. Resulta vital dar señales claras a toda la organización;
· Permitir que la gente guarde su pasado con orgullo y no con culpa. Manejar con sumo cuidado la comunicación;
· Fomentar la participación de la mayor cantidad posible de individuos afectados. Crear energía en torno del cambio.
La finalización es una etapa de duelo, que no puede obviarse en el proceso del cambio.
La Zona Neutral
En esta etapa suelen darse otros fenómenos muy particulares.
Se pierde el anclaje, el modelo de referencia.
En esta situación los individuos se encuentran perdidos y temen recurrir a los demás porque no quieren hacer evidente su estado de confusión. Es el momento en que se continúa por inercia con tareas inútiles. Aquí resulta importante: (i) proporcionar el marco de referencia para la creación del nuevo estado de cosas, de forma tal que la energía se utilice lo más productivamente posible; (ii) brindar elementos necesarios para poder generar las nuevas formas de operar.
La Gente Choca con sus Limitaciones de Análisis y de Ejecución.
Hay muchas cosas para hacer y poco tiempo. Las presiones del día se hace sentir. No se tiene toda la información necesaria para definir los nuevos caminos a tomar. Todo el mundo parece tener el mismo problema. Todas las definiciones son provisionales, hay avances y retrocesos. En esta situación es imperioso:
· Partir de una visión global, sistémica, que ordene el cambio y la secuencia de definiciones;
· Sostener el cambio con comunicación y entrenamiento. Compartir información. Generar solidaridad;
· Atenuar los riesgos de cometer errores. Revisar los premios y castigos;
· Usar equipos de trabajo como implementados del cambio.
· Privilegiar las resoluciones oportunas a pesar de errores aislados. Poner a la gente a aprender haciendo. Probar y ver que funcione y qué no. Ser indulgente.
Se Pierde Foco
Lo urgente oculta transitoriamente a lo importante. La tensión se incrementa por la gran cantidad de temas abiertos por resolver. Resulta necesario:
· Definir objetivos, metas realistas y puntos de control, para priorizar y direccionar las acciones
· Mantener el performance como objetivo primario del cambio de departamento
· Establecer un sistema de control que permita hacer un seguimiento continuo del proceso de transición. Crear mecanismo de feedback
La etapa de transición es una etapa de dudas y de improductividad.
El Nuevo Inicio
Por último, la etapa de comienzo es cuando se empieza a operar con los nuevos parámetros. En esta etapa suelen suceder algunas de las cosas que siguen
Los nuevos conceptos no están totalmente definidos. Empiezan a notarse temas ocultos. Aparecen las dudas, las necesidades que consulta, el desaliento, cuando se penaba que el camino llegaba a su fin. Es necesario:
· Obtener y exhibir éxitos rápidos que motiven a los individuos a seguir adelante, pero no declarar victoria con la primera mejoría
· Establecer símbolos del nuevo orden de cosas. Reafirmar todo lo hecho y compartir experiencias
· Asignar a todo el mundo una función. Hacer a todos partícipes del cambio
· Comunicar, comunicar, comunicar.
Las funciones no están claras. En la redefinición de la organización, aparecen problemas de superposiciones y tierras de nadie. Se nota cierta inmovilización en algunos temas al formarse cuellos de botella en la toma de decisiones. Es necesario:
· Definir claramente quien está a cargo y de qué
· Concentrarse en cómo hacerlo y no en temas relacionados con el poder
· Revisar políticas, alcances, funciones, estándares y procesos;
· Reforzar el cambio de abajo hacia arriba, de arriba hacia abajo y a través de los límites
· Vigilar las conductas y actitudes propias de los líderes, para asegurar el ejemplo. Mostrar firmeza y decisión.
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